हालाँकि Microsoft Excel एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला प्रोग्राम है, डुप्लिकेट डेटा को हटाना और उससे छुटकारा पाना थोड़ा भ्रमित करने वाला हो सकता है। बड़े डेटासेट के साथ काम करने में अक्सर एक्सेल में डुप्लीकेट हटाना शामिल होता है। जब आप अलग-अलग तालिकाओं को मर्ज करते हैं या जब कई उपयोगकर्ताओं के पास एक ही दस्तावेज़ तक पहुंच होती है, तो आपकी स्प्रैडशीट में बार-बार प्रविष्टियां दिखाई दे सकती हैं।
इस प्रकार डेटा बेकार होगा। डेटा के आकार के साथ डुप्लिकेट रिकॉर्ड खोजने की संभावना बढ़ जाती है। यदि उन्हें पहचाना नहीं गया और उचित तरीके से निपटाया नहीं गया, तो यह समस्याग्रस्त हो सकता है।
स्पोर्ट्स डेटासेट का उपयोग करके, हम प्रदर्शित करेंगे कि एक्सेल में डुप्लिकेट को कैसे समाप्त किया जाए। वर्ष 2012 के ओलंपिक पदक विजेता इस डेटासेट में सूचीबद्ध हैं।
डुप्लिकेट ढूंढें और हटाएं
हालांकि डुप्लिकेट डेटा कभी-कभी उपयोगी हो सकता है, यह आमतौर पर डेटा का विश्लेषण करना अधिक कठिन बना देता है। एक बार में सभी डुप्लिकेट को खत्म करने से बेहतर है कि पहले उन्हें ढूंढा जाए, उन्हें हाइलाइट किया जाए और उनकी समीक्षा की जाए।
एक्सेल में डुप्लीकेट वैल्यू कैसे हटाएं
एक्सेल की एक अंतर्निहित विशेषता आपके डेटासेट से अनावश्यक डेटा बिंदुओं को निकालना आसान बनाती है। आइए एक्सेल में डुप्लिकेट को खत्म करने के लिए अपनाई जाने वाली प्रक्रियाओं को देखें।
स्टेप 1: शुरू करने के लिए, डुप्लिकेट डेटा वाले डेटासेट में किसी भी सेल या किसी विशेष श्रेणी पर क्लिक करें। यदि आप केवल एक सेल पर क्लिक करते हैं तो एक्सेल स्वचालित रूप से निम्नलिखित चरण में आपके लिए श्रेणी का चयन करेगा।
चरण दो: इसके बाद, “डुप्लिकेट निकालें” विकल्प ढूंढें और चुनें।
डुप्लिकेट निकालें डेटा टूल टैब का हिस्सा है।
चरण 3: जैसा कि नीचे दिखाया गया है, एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है। जिन कॉलमों की आप तुलना करना चाहते हैं और उनमें डुप्लिकेट डेटा देखना चाहते हैं, उन्हें चुना जा सकता है।
यदि आपके डेटा में कॉलम हेडर हैं, तो “मेरे डेटा में हेडर हैं” के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें और ओके पर क्लिक करें।
हेडर विकल्प की जाँच करने पर डुप्लिकेट मानों को हटाने के लिए पहली पंक्ति को ध्यान में नहीं रखा जाएगा।
चरण 4: इस बिंदु पर, एक्सेल अनावश्यक पंक्तियों को समाप्त कर देगा और एक संवाद बॉक्स प्रस्तुत करेगा। अद्वितीय मानों की गिनती के साथ, संवाद बॉक्स इस बात का सारांश प्रदर्शित करता है कि कितने डुप्लिकेट मान खोजे गए और समाप्त किए गए।
चरण 5: डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटा दिए जाते हैं।
आइए आगे बढ़ते हैं और सीखते हैं कि डुप्लिकेट को खत्म करने के लिए एक्सेल की उन्नत फ़िल्टर सुविधा का उपयोग कैसे करें।
पहचानें कि डुप्लिकेट मान कैसे निकालें या अद्वितीय मानों के लिए फ़िल्टरिंग करें
अद्वितीय मानों की सूची प्राप्त करने के लिए आप अद्वितीय मानों के लिए डुप्लिकेट मान या फ़िल्टर हटा सकते हैं। इन सभी कर्तव्यों का एक ही लक्ष्य है। हालाँकि, एक महत्वपूर्ण अंतर है। जब आप अद्वितीय मानों के लिए फ़िल्टर करते हैं, तो डुप्लिकेट मान क्षण भर के लिए छिपे रहते हैं, लेकिन यदि आप डुप्लिकेट मानों को निकालना चुनते हैं, तो वे स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं।
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इसके अलावा, यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि डुप्लिकेट मानों की तुलना सेल की सामग्री पर आधारित होती है, न कि इसके अंतर्निहित मूल्य पर। जब समान दिनांक मान वाले दो कक्षों को “3/9/2022” और “मार्च 9, 2022” के रूप में स्वरूपित किया जाता है, उदाहरण के लिए, दो मानों को अलग मान के रूप में लिया जाता है।
परिणामस्वरूप डुप्लिकेट को हटाने से पहले इसे जांचने की आदत बनाएं। वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए, अद्वितीय मानों को फ़िल्टर करने या सशर्त रूप से स्वरूपित करने का प्रयास करें।
एक अद्वितीय मान फ़िल्टर लागू करें
अद्वितीय मानों की खोज करने के लिए, निम्नलिखित क्रियाएं करें:
कक्षों की श्रेणी का चयन करना पहला चरण है। सुनिश्चित करें कि सक्रिय सेल एक तालिका में है यदि आप इसे काम करना चाहते हैं।
उन्नत फ़िल्टर विकल्प को सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में पाया और चुना जाना चाहिए।
डेटा टैब के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में उन्नत।
आपकी स्क्रीन पर उन्नत फ़िल्टर के लिए एक पॉपअप बॉक्स दिखाई देगा। निम्नलिखित विकल्पों में से एक आपके लिए उपलब्ध है:
सेल या टेबल के मौजूदा सेट को फ़िल्टर करने के लिए सूची को जगह में फ़िल्टर करें पर क्लिक करें।
यदि आपको फ़िल्टर के परिणामों को किसी अन्य स्थान पर कॉपी करने की आवश्यकता है, तो निम्नलिखित कार्य करें:
मानों को कॉपी करने के लिए, “किसी अन्य स्थान पर कॉपी करें” चुनें।
सेल संदर्भ दर्ज करें जहां आउटपुट मानों को “प्रतिलिपि” बॉक्स में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।
पॉपअप को अस्थायी रूप से छिपाने के लिए खिड़की “संक्षिप्त संवाद” विकल्प () का चयन करें।
फिर, वर्कशीट सेल चुनने के बाद, दिखाई देने वाले मेनू से “विस्तार करें” चुनें ()।
“केवल अद्वितीय रिकॉर्ड” चेकबॉक्स का चयन करने के बाद ठीक क्लिक करें।
उन्नत फ़िल्टर विकल्प का उपयोग करें
आप एक्सेल की उन्नत फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करके डुप्लिकेट डेटा को हटा सकते हैं और अद्वितीय मानों को किसी अन्य स्थान पर कॉपी कर सकते हैं। उन्नत फ़िल्टर विकल्प का उपयोग करने का तरीका जानने के लिए, नीचे दिए गए चरणों को देखें।
आरंभ करने के लिए, उस सेल या डेटासेट की श्रेणी का चयन करें जिससे डुप्लिकेट को समाप्त किया जाना चाहिए। जब आप उन्नत फ़िल्टर का चयन करते हैं और किसी एकल कक्ष पर क्लिक करते हैं, तो एक्सेल तुरंत सीमा निर्धारित करता है।
उन्नत फ़िल्टर मेनू आइटम की पहचान करें।
डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग के अंतर्गत उन्नत विकल्प चुनें।
एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। इसमें उन्नत फ़िल्टरिंग विकल्पों का एक मेनू होता है।
अद्वितीय मानों को किसी भिन्न स्थान पर कॉपी करने के लिए ‘किसी अन्य स्थान पर कॉपी करें’ विकल्प का चयन करें।
सत्यापित करें कि “सूची श्रेणी” फ़ील्ड में रिकॉर्ड की श्रेणी आपके द्वारा निर्दिष्ट सीमा से मेल खाती है।
वह श्रेणी दर्ज करें जहां परिणामी अद्वितीय मान “प्रतिलिपि:” फ़ील्ड में स्थानांतरित किए जाने चाहिए।
चेकबॉक्स में “केवल अद्वितीय रिकॉर्ड” चुनें। सबसे महत्वपूर्ण कदम अगला आता है।
ठीक चुनें.
अद्वितीय मान सेल G1 में कॉपी किए जाएंगे। \उन्नत फ़िल्टर 4
ये बिल्ट-इन एक्सेल फंक्शन हैं जो डुप्लिकेट को खत्म करने में हमारी मदद करते हैं। आइए आगे बढ़ते हैं और पता लगाते हैं कि हम उसी चीज़ को प्राप्त करने के लिए अपने स्वयं के फ़ंक्शन को कैसे डिज़ाइन कर सकते हैं।
मैं फ़ार्मुलों का उपयोग करके एक्सेल में डुप्लिकेट कैसे हटा सकता हूं?
इस रणनीति को स्पष्ट करने के लिए, हम “खेल का प्रकार,” “एथलीट का नाम,” और “पदक जीता” कॉलम का उपयोग करके एक सरल उदाहरण का उपयोग करेंगे।
इस दृष्टिकोण में, गणना निर्धारित करने के लिए स्तंभों को एक्सेल सूत्र के साथ जोड़ा जाता है। डुप्लिकेट मान फ़िल्टर किए जाएंगे (जिनकी गिनती 1 से अधिक है)।
आइए कॉलम ए, बी और सी को मर्ज करने के लिए कॉन्सटेनेशन ऑपरेटर “&” का उपयोग करें। परिणामस्वरूप एक्सेल फॉर्मूला =A2&B2&C2 होगा।
सेल D2 का उपयोग फॉर्मूला डालने के लिए किया जाता है, जिसे बाद में सभी पंक्तियों में कॉपी कर लिया जाता है।
कॉलम डी में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए, अब हमें “गणना” नामक एक नए कॉलम की आवश्यकता होगी। इसलिए, सेल E2 पर, हम COUNTIF फ़ंक्शन लागू करते हैं। इसे =COUNTIF($D$2:D2,D2) के रूप में लिखा जाएगा
कॉलम डी में प्रत्येक मान की आवृत्ति की गणना इस एल्गोरिथम का उपयोग करके की जाती है।
यदि गिनती का मान “1” है, तो संख्या केवल एक बार हुई और अद्वितीय है। डुप्लिकेट मान वे होते हैं जिनका मान “2” या उससे अधिक होता है।
फ़िल्टर विकल्प का चयन करने से अब गणना कॉलम में एक फ़िल्टर जुड़ जाएगा।
यह डेटा टैब के अंतर्गत सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में स्थित है।
कॉलम ई में, शीर्ष पर फ़िल्टर का चयन करें। केवल अद्वितीय मान रखने और डुप्लिकेट को त्यागने के लिए, “1” चुनें।
आपके द्वारा OK पर क्लिक करने के बाद तालिका से डुप्लिकेट मान हटा दिए जाएंगे। आप लगातार अद्वितीय रिकॉर्ड की प्रतिलिपि बना सकते हैं और उन्हें कहीं और चिपका सकते हैं।
आइए डुप्लिकेट को हटाने की अंतिम विधि सीखना जारी रखें: पावर क्वेरी का उपयोग किया जाता है।
आउटलाइन या सबटोटल डेटा से जुड़ी समस्याओं का डुप्लीकेट हटाना
डुप्लिकेट को समाप्त करते समय उल्लिखित या उप-योग डेटा से डुप्लिकेट मानों को समाप्त करने में असमर्थता एक विशिष्ट समस्या है। डुप्लिकेट से छुटकारा पाने के लिए आपको आउटलाइन और सबटोटल दोनों को खत्म करना होगा।
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सशर्त रूप से अद्वितीय या डुप्लिकेट मान प्रारूपित करें
सशर्त स्वरूपण डुप्लिकेट सामग्री को ढूंढना और पहचानना आसान बनाता है। हालाँकि, एक्सेल PivotTable रिपोर्ट के मान अनुभाग में डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट नहीं कर सकता है। अन्य स्थानों के लिए, नीचे दी गई विधियों का पालन करें:
- उन कक्षों को चुनकर प्रारंभ करें जिनके मूल्यों की आप दोहराव के लिए तुलना करना चाहते हैं।
- डुप्लिकेट मान विकल्प होम टैब में सशर्त स्वरूपण के अंतर्गत पाया जा सकता है।
होम टैब हाइलाइट सेल नियम डुप्लिकेट मान सशर्त स्वरूपण।
- डुप्लिकेट मान विकल्प का चयन करने के बाद एक पॉपअप विंडो प्रदर्शित होगी।
- “मान के साथ” विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स में ड्रॉप-डाउन मेनू से डुप्लिकेट मानों के लिए स्वरूपण का चयन करें। फिर ओके दबाएं।
पृष्ठ डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट करेगा। डुप्लिकेट हटाएं टूल का उपयोग करने से पहले, ध्यान रखें कि सभी डुप्लिकेट डेटा स्थायी रूप से हटा दिए जाएंगे। किसी भी जानकारी के अनजाने में होने वाले नुकसान को रोकने के लिए, मूल डेटा को एक अलग वर्कशीट में कॉपी करने की सलाह दी जाती है।
डुप्लिकेट मानों को तुरंत समाप्त करने के लिए निम्नलिखित कार्य करें:
- डुप्लिकेट मानों वाले कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप समाप्त करना चाहते हैं।
- इसके बाद, “डुप्लिकेट निकालें” विकल्प ढूंढें और चुनें।
डेटा उपकरण > डुप्लिकेट निकालें डेटा टैब में स्थित है।
- उन कॉलम को चेक या अनचेक करें जहां आप कॉलम के तहत डुप्लिकेट को खत्म करना चाहते हैं। अगला, ठीक चुनें।
उदाहरण के लिए, आने वाली स्प्रैडशीट में, हम जनवरी मूल्य निर्धारण जानकारी कॉलम रखना चाहते हैं।
फिर, डुप्लिकेट निकालें बॉक्स के अंतर्गत, जनवरी चेकबॉक्स को अनचेक करें।
जिन स्तंभों की जाँच नहीं की गई है, उन्हें छोड़कर, अन्य सभी डुप्लिकेट हटा दिए जाएंगे।
Power Query टूल के साथ Excel में डुप्लिकेट कैसे निकालें
आप अनेक स्रोतों से डेटा आयात कर सकते हैं, अपने डेटा को साफ़ कर सकते हैं, और Excel की Power Query सुविधा का उपयोग करके इसे रूपांतरित कर सकते हैं। इस टूल से एक्सेल में डुप्लीकेट्स को आसानी से हटाया जा सकता है।
एक सेल या श्रेणी का चयन करें, फिर डेटा टैब प्राप्त करें और डेटा बदलें अनुभाग ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
जब आप क्लिक करेंगे तो आपको पावर क्वेरी टेबल बनाने के लिए एक डायलॉग बॉक्स मिलेगा। सत्यापित करें कि मूल्यों की आपूर्ति की गई सीमा सटीक है। ठीक चुनें.
प्रकट होने वाली Power Query संपादक विंडो.
अब आपके पास दो विकल्प हैं। इसके आधार पर, आप डुप्लिकेट को समाप्त कर सकते हैं:
एक कॉलम या अधिक
पूरी तालिका
एक या अधिक कॉलम के आधार पर डुप्लिकेट को खत्म करने के लिए वांछित कॉलम के हेडर पर राइट क्लिक करें। Ctrl बटन का उपयोग करके, आप एक साथ कई कॉलम चुन सकते हैं और आवश्यकतानुसार किसी भी डुप्लिकेट को हटा सकते हैं।
पूर्ण तालिका के आधार पर डुप्लिकेट रिकॉर्ड को समाप्त करने के लिए डेटा पूर्वावलोकन के ऊपरी बाएं कोने में स्थित बटन पर क्लिक करें। उसके बाद, मेनू से “डुप्लिकेट निकालें” चुनें।
इस मोड में डेटा डुप्लिकेट मानों से मुक्त होगा।
जब आप “बंद करें और लोड करें” चुनते हैं, तो जानकारी आपकी स्प्रैडशीट पर लोड हो जाती है।
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निष्कर्ष
इस लेख ने हमें डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाने के कई तरीके सिखाए। सिम्पलीलर्न पर “एक्सेल के साथ बिजनेस एनालिटिक्स” नामक एक निःशुल्क पाठ्यक्रम है जिसे आप ले सकते हैं यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के मूल सिद्धांतों को सीखने में रुचि रखते हैं या कार्यक्रम के अपने ज्ञान का विस्तार करना चाहते हैं।
एक्सेल में डुप्लीकेट हटाना एक श्रमसाध्य प्रक्रिया है, इसलिए हमें पूरी उम्मीद है कि इस लेख ने इसे प्रभावी ढंग से करने के बारे में कुछ सुझाव दिए हैं।
कोई भी प्रश्न “एक्सेल में डुप्लिकेट कैसे निकालें? : एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका” लेख के टिप्पणी क्षेत्र में पोस्ट किया जा सकता है। हमारे विशेषज्ञ इस विषय पर जितनी जल्दी हो सके आपको जवाब देंगे।
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